0% de fuga de información financiera
Cada pago queda registrado y auditado en el sistema. Se acabó la consolidación manual de comprobantes y la información financiera dejó de perderse en el camino.
Deporte·Team SOV
De comprobantes falsos y facturas que se disparaban a un sistema que se controla solo.
Cómo Team SOV pasó de un sistema heredado que truncaba su operación a una plataforma propia que confirma pagos sola, controla cada reserva y elimina el fraude.
0%de fraude por comprobantes falsos
100%de las reservas bajo control
6 semanasde rescate y reconstrucción
El problema
Team SOV es un club de natación y aguas abiertas en Bogotá con más de 100 usuarios recurrentes que agendan clases y entran a su plataforma todos los días, distribuidos en 3 sedes.
Su proveedor de software anterior no tenía la experiencia suficiente construyendo sistemas. El resultado fue una aplicación web que no escalaba, sin buen soporte, y con muchos procesos internos truncados. Encima, la factura de infraestructura subía cerca de un 50% cada mes sin una razón clara.
La operación diaria dependía de trabajo manual: no había logs para verificar la información de pago y los comprobantes se consolidaban a mano. Eso abría la puerta al problema más costoso de todos, el fraude:
- 0 control sobre las reservas: no había forma confiable de saber quién estaba reservando ni asistiendo.
- Desorganización en los pagos: la conciliación manual de comprobantes generaba reproceso constante.
- Fraude recurrente: nadadores enviaban comprobantes de pago falsos y el sistema no tenía cómo detectarlos.
Lo que construimos
En 6 semanas, forabi.ai rescató el sistema y construyó una webapp personalizada. Reconstruimos la plataforma con integración directa a Bold, planes y pagos configurables, habilitación automática de membresías, congelamiento de planes, gestión de profesores y reemplazamos por completo la consolidación manual de comprobantes. Los pagos ahora se confirman solos vía webhook, sin revisar un comprobante a mano.
- 01Reportes financieros y de asistencia por clase: visibilidad real de ingresos y ocupación, por sede.
- 02Tasa de cancelación de reservas: qué tan estable es la demanda de clases.
- 03Control de invitados: quién asiste sin ser un miembro recurrente.
- 04Cantidad de pagos confirmados por mes: el pulso financiero del club, auditado y sin comprobantes manuales.
Todo vive en una plataforma escalable con roles diferenciados (administrador, profesor y nadador) y un portal de clientes donde la gerencia hace seguimiento a hitos, entregas y documentación del proyecto. Lo que antes era reproceso manual y comprobantes revisados a mano, hoy es un sistema que se controla solo.
El resultado
100% de control de las reservas
La gerencia pasó de no tener visibilidad a controlar cada reserva, asistencia e invitado en tiempo real, en las 3 sedes.
Fraude por comprobantes reducido a 0%
Al confirmar los pagos automáticamente por webhook con la pasarela, los comprobantes falsos dejaron de funcionar. El fraude que antes era recurrente hoy es cero.
El sistema por dentro
Imágenes de referencia del producto entregado. Los datos que aparecen son ilustrativos y no corresponden a información real de clientes ni de operación.
El método Forabi
- 01Diagnóstico
Auditamos la deuda técnica del sistema heredado antes de escribir una sola línea nueva, para priorizar lo que sostenía el negocio: pagos y reservas.
- 02Diseño
Definimos una arquitectura escalable con roles diferenciados y validamos los KPIs y las reglas de pago con la gerencia.
- 03Construcción
Integramos la pasarela Bold por webhook, automatizamos la habilitación de membresías, el congelamiento de planes y reemplazamos la consolidación manual de comprobantes.
- 04Adopción
Migramos al equipo del sistema anterior al nuevo y entregamos un portal de clientes para dar seguimiento a hitos, entregas y documentación.
- 05Soporte continuo
Damos el soporte escalable que el proveedor anterior no ofrecía, e iteramos a medida que el club crece.