Política de tratamiento de datos personales

Responsable del tratamiento

Razón social

FORABI S.A.S.

NIT

902.058.260-0

Domicilio

Bogotá D.C., Colombia

Correo para datos

billing@forabi.ai

Área responsable

Área de Protección de Datos Personales de FORABI S.A.S.

1. Objeto, ámbito y legislación aplicable

FORABI S.A.S. (en adelante, «FORABI»), en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, adopta la presente Política en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y las demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan.

Esta Política define los lineamientos, principios y procedimientos que FORABI aplica para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales de los titulares con quienes se relaciona (entre ellos, clientes, contactos comerciales, proveedores, contratistas, aspirantes, colaboradores y usuarios de sus productos y servicios), así como los mecanismos para que los titulares ejerzan sus derechos.

Alcance frente a datos tratados por cuenta de terceros. Cuando FORABI trate datos personales por cuenta de un cliente que actúa como responsable (por ejemplo, en proyectos de desarrollo de software que involucran datos de pacientes), FORABI obra en calidad de encargado y su tratamiento se rige por el respectivo acuerdo de encargo y por las instrucciones del responsable, sin perjuicio de la observancia de la presente Política en lo que resulte aplicable.

2. Principios rectores

FORABI aplica en todo tratamiento los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

3. Finalidades del tratamiento

• Gestionar la relación comercial y contractual con clientes, proveedores y aliados.
• Prestar, facturar y dar soporte a los servicios de consultoría, desarrollo de software y educación.
• Atender solicitudes, consultas, cotizaciones y peticiones de contacto.
• Adelantar procesos de selección y gestión de contratistas y colaboradores.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias, contables y de seguridad social.
• Enviar comunicaciones informativas o comerciales, cuando el titular lo haya autorizado.
• Adelantar actividades de mercadeo, eventos, cohortes y formación.
• Garantizar la seguridad de la información y prevenir fraudes.

4. Datos sensibles y datos de menores

El tratamiento de datos sensibles está prohibido salvo las excepciones del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Cuando FORABI trate datos sensibles, lo hará con autorización explícita del titular (salvo excepción legal), informando que no está obligado a autorizar dicho tratamiento y cuáles datos son sensibles. El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes solo procede cuando responda a su interés superior, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

5. Autorización del titular

FORABI recauda la autorización del titular de manera previa, expresa e informada, por cualquier medio que permita su posterior consulta (físico, electrónico, formularios web, correo o mensajes de datos conforme a la Ley 527 de 1999). FORABI conserva prueba de la autorización. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

6. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a FORABI.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.

7. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos a través del correo billing@forabi.ai o por los demás canales habilitados por FORABI.

Consultas (art. 14): se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles. Reclamos (art. 15): se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo, prorrogables conforme a la ley.

8. Medidas de seguridad

FORABI adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, incluyendo control de acceso por roles, cifrado donde corresponda, aislamiento por cliente, registros de auditoría, respaldos diarios y deberes de confidencialidad para su personal y subencargados.

9. Transferencia y transmisión de datos

FORABI podrá transmitir datos a encargados (entre ellos, proveedores de infraestructura tecnológica en la nube) para el cumplimiento de las finalidades autorizadas, sujetos a deberes de protección equivalentes a los de esta Política. Las transferencias y transmisiones internacionales se sujetarán a los artículos 25 y 26 de la Ley 1581 de 2012.

10. Vigencia

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables, tras lo cual serán suprimidos o anonimizados. La presente Política rige a partir de su publicación y deja sin efecto las versiones anteriores.