4 días gerenciales recuperados al mes
El gerente general dejó de consolidar datos. Ese tiempo regresó al negocio: estrategia, equipo, clientes.
Salud·Reactive Move
De recompensar al fisio equivocado a promover al correcto.
Cómo Reactive Move convirtió 4 días gerenciales al mes en decisiones de equipo respaldadas con datos reales.
4 díasrecuperados al mes
4KPIs medidos en tiempo real
6 semanasde implementación
El problema
Reactive Move es referente en fisioterapia y rehabilitación en Bogotá. Con un equipo de 15 colaboradores y más de 1,000 citas al mes, su operación había crecido más rápido que sus herramientas de medición.
El gerente general medía el desempeño del equipo manualmente, consolidando información de la agenda en hojas de Excel al cierre de cada mes. El proceso le tomaba aproximadamente 4 días completos cada mes, tiempo que no estaba dedicando a estrategia, a clientes, ni a crecimiento.
Pero el problema más costoso no era el tiempo. Era que los datos consolidados a mano traían errores sistemáticos, y esos errores estaban distorsionando las decisiones más importantes del centro:
- Bonos y reconocimientos llegaban a los fisioterapeutas equivocados.
- La carga de valoraciones (la puerta de entrada comercial del negocio) no estaba balanceada según rendimiento real.
- Los mejores vendedores del equipo no estaban identificados con claridad.
Lo que construimos
En 6 semanas, forabi.ai entregó un backoffice web a la medida que reemplazó la consolidación manual y conectó dos fuentes que antes vivían separadas: el sistema de agendamiento de la clínica y la lógica de medición de desempeño que vivía en Excel.
- 01Facturación generada: quién está produciendo más ingreso.
- 02Citas atendidas: volumen real de trabajo clínico.
- 03Tasa de conversión post-valoración: quién convierte mejor una valoración en un plan de tratamiento (el indicador comercial real).
- 04Porcentaje de asistencia: qué tan bien gestiona cada fisio la agenda de sus pacientes.
Toda la información llega a un dashboard web con reportes automáticos. Lo que antes tomaba 4 días de consolidación al cierre del mes, ahora está disponible cualquier día del mes con un click.
El resultado
Visibilidad comercial en tiempo real
Antes, la información comercial llegaba consolidada al cierre del mes. Hoy, el gerente ve facturación, conversión post-valoración y asistencia cualquier día con un click. Las decisiones dejaron de depender de un reporte mensual atrasado.
Redistribución de valoraciones
Las valoraciones, la puerta de entrada comercial del centro, se redistribuyeron entre el equipo según tasa de conversión real, no según percepción. El efecto directo: cada valoración entra al fisio con mayor probabilidad de convertirla en tratamiento.
El método Forabi
- 01Diagnóstico
Mapeamos los procesos manuales y dónde estaban perdiendo tiempo o generando error.
- 02Diseño
Definimos los 4 KPIs con el gerente y validamos las fórmulas contra la realidad operativa.
- 03Construcción
Conectamos el sistema de agendamiento con una capa de medición propia y un dashboard web.
- 04Adopción
Acompañamos al equipo en el cambio de hábito: del Excel mensual al dashboard en tiempo real.
- 05Soporte continuo
Iteramos sobre el sistema a medida que el negocio crece.