100% de las facturas electrónicas se emiten solas
De cada pago en la agenda a la factura electrónica en SIIGO sin intervención humana. El área de contabilidad dejó de copiar datos de una plataforma a otra.
Facturación electrónica·Reactive Move
De facturar cada pago a mano a un adaptador que emite la factura electrónica solo.
Cómo Reactive Move conectó su agenda de citas con SIIGO y le devolvió al área de contabilidad 4 días enteros al mes, con una infraestructura de USD 3 mensuales.
100%de facturas electrónicas emitidas automáticamente
$7.2MCOP/año recuperados en horas del área contable
USD 3al mes de infraestructura en Google Cloud
El problema
Reactive Move factura cada pago que entra por su plataforma de agendamiento (AgendaPro). Con más de 1,000 pagos al mes, alguien del área de contabilidad tenía que tomar cada pago, crear o actualizar el cliente en SIIGO y emitir la factura electrónica ante la DIAN, uno por uno.
Ese trabajo consumía cerca de 4 días completos al mes, 32 horas, del área de contabilidad. Con un salario de referencia de 3.000.000 COP, eran unos 600.000 COP mensuales, más de 7.200.000 COP al año, gastados en copiar datos de una plataforma a otra en lugar de dedicarlos a la contabilidad del negocio.
Y como todo pasaba por manos humanas, el proceso arrastraba los problemas típicos de la digitación manual:
- Facturas que se emitían tarde o se quedaban sin emitir cuando subía el volumen.
- Errores de digitación en identificación, valores o impuestos que después había que corregir ante la DIAN.
- Cero trazabilidad: nadie podía afirmar con certeza qué pago ya se había facturado y cuál no.
Lo que construimos
Construimos un adaptador de integración que conecta la agenda de citas con SIIGO y emite la factura electrónica sola. Cada vez que se registra un pago, un webhook (payment.created) dispara el flujo: validamos que sea un pago real con monto mayor a cero, normalizamos los datos (identificación, impuestos, servicio y vendedor), nos autenticamos contra SIIGO, creamos o actualizamos el cliente y generamos la factura electrónica, sin que nadie toque un teclado. Lo diseñamos como una pieza reutilizable: el mismo adaptador sirve para conectar otras plataformas de agenda o pago con SIIGO.
- 01Recepción por webhook: la plataforma de agenda notifica cada pago y el sistema toma la información automáticamente, sin exportar ni cargar nada a mano.
- 02Validación y sanitización: confirma que sea un pago real con monto mayor a cero y normaliza identificación, impuestos, servicio y vendedor antes de facturar.
- 03Emisión electrónica en SIIGO: se autentica, crea o actualiza el cliente y emite la factura electrónica ante la DIAN, sin digitación manual.
- 04Manejo de errores con aviso: si SIIGO rechaza algo (tercero inexistente, año fiscal cerrado), el sistema avisa por correo con el detalle para revisión, en lugar de perder la factura en silencio.
Todo corre sobre una infraestructura propia en Google Cloud en lugar de un servicio por suscripción, con IP estática para que el webhook nunca se caiga y memoria optimizada para el nivel gratuito. Resultado: el costo de operar la automatización bajó a cerca de USD 3 al mes.
El resultado
4 días contables recuperados al mes (~7,2M COP/año)
Las 32 horas mensuales que se iban en facturar a mano volvieron al negocio. Al salario de referencia, son unos 600.000 COP al mes, más de 7.200.000 COP al año, liberados para trabajo de mayor valor.
Infraestructura de USD 3 al mes
Migramos el flujo de un servicio por suscripción a un despliegue propio en Google Cloud sobre el nivel gratuito. El costo mensual de operar la automatización quedó en cerca de 3 dólares.
El sistema por dentro
Imágenes de referencia del producto entregado. Los datos que aparecen son ilustrativos y no corresponden a información real de clientes ni de operación.
El método Forabi
- 01Consulta gratuita
Mapeamos el proceso manual de facturación pago por pago y dónde se perdían horas y se colaban errores ante la DIAN.
- 02Diseño
Definimos las reglas de validación y el mapeo de datos entre la agenda y SIIGO, pensando el adaptador como una pieza reutilizable, no como un parche de un solo uso.
- 03Construcción
Implementamos el flujo webhook → validación → SIIGO (auth, clientes, factura) con manejo de errores por correo, y lo desplegamos en Google Cloud con IP estática y memoria optimizada.
- 04Adopción
Migramos la facturación del proceso manual al automático y dejamos al área de contabilidad solo con los casos que requieren revisión.
- 05Soporte continuo
Monitoreamos la emisión, ajustamos reglas ante cambios de la DIAN o de SIIGO y reutilizamos el adaptador cuando aparece una nueva integración.