Una sola verdad para el taller
Cada plantilla tiene un estado y una fecha de hito: diseño terminado, fresado terminado, facturada, entregada. El tablero del administrador muestra creadas contra entregadas por mes y el backlog por etapa.
Manufactura·Ortomec
De un software médico genérico a una fábrica que sabe en qué estado va cada plantilla.
Cómo Ortomec pasó a operar su laboratorio de plantillas ortopédicas sobre Sparta: una sola plataforma para el estudio, el diseño, el fresado, la entrega y la facturación, incluida su red de clínicas satélite.
8 módulosen una sola plataforma
5 rolescada uno con su propio tablero al entrar
3 mesesde construcción, de junio a septiembre de 2026
El problema
Ortomec es un laboratorio de plantillas ortopédicas a medida en Bogotá. Un paciente llega referido por un médico o directamente, se le hace un estudio biomecánico del pie, y de ese estudio nace una orden de fabricación que pasa por diseño, fresado y control de calidad antes de entregarse en persona, por envío o para recoger. Además trabaja con satélites: clínicas externas que remiten pacientes y colocan órdenes.
Operaba sobre un software médico genérico, pensado para agendar citas y no para fabricar. La orden vivía en un lugar, las medidas en otro, la cola del taller en la cabeza del ingeniero y el saldo de cada satélite en la contabilidad. Cuando hacía falta un consecutivo de factura, alguien llamaba por teléfono a pedir que pararan de facturar.
Lo que eso producía en el día a día:
- Sin visibilidad del taller: nadie podía decir cuántas plantillas estaban en diseño, cuántas en fresado y cuáles llevaban días de atraso.
- El saldo de las facturas mentía: el sistema anterior marcaba como pagadas facturas que la contadora tenía anotadas como crédito.
- Las clínicas satélite no tenían cómo cotizar ni colocar una orden sin pasar por el teléfono de Ortomec.
- Cada nota crédito obligaba a anular la factura completa en el sistema contable y ante la DIAN, a mano, descuadrando el consecutivo.
Lo que construimos
Construimos Sparta, una plataforma modular donde la orden nace del estudio del pie y avanza sola por sus estados: creada, en diseño, en fresado, por entregar, entregada. Cada rol ve su propio tablero al entrar (administración, ingeniero, producción, recepción y satélite) y la cola de producción prioriza garantías, refresados y atrasos antes que lo nuevo.
- 01Agenda con capacidad por franja: citas de estudio y de entrega por bloques de 30 minutos, con festivos colombianos, no-show automático y alertas sonoras cuando un ingeniero no responde a un estudio asignado.
- 02Hoja de diseño con reglas clínicas: tipo de pie, uso, medidas y correctores con validaciones en vivo; una orden no puede nacer con la especificación incompleta y puede reutilizar las medidas de una orden previa.
- 03Colas de diseño y fresado con escaneo: el operario escanea el consecutivo para cerrar el fresado; los rótulos de producción y de envío se imprimen desde la misma pantalla que la lista de entregas del día.
- 04Canal satélite con precio en vivo: cada clínica coloca sus órdenes con cotización al instante, ve su deuda con Ortomec y solo puede despachar cuando la orden está facturada.
- 05Facturación integrada con Siigo: facturas, recibos de caja y notas crédito con consecutivos propios tomados bajo bloqueo dentro de la transacción, validados contra las reglas de la DIAN antes de quemar el número.
Todo corre sobre un backend modular con eventos de dominio en un outbox transaccional, así el historial de cada orden es un registro inmutable y no una reconstrucción. Sparta reemplaza al software médico anterior; el corte de consecutivos con la DIAN se coordina con la contadora para que dos sistemas nunca facturen sobre el mismo rango. Lo que sigue son propiedades del diseño ya construidas y probadas; las cifras de operación llegarán con el corte.
El resultado
Satélites que operan solos
Las clínicas remitentes cotizan, ordenan y consultan su cuenta con Ortomec sin llamar. Ortomec factura por canal y el envío queda bloqueado hasta que la factura esté emitida.
Un saldo que no puede mentir
El saldo de cada factura se deriva de total menos recibos menos notas crédito. Ninguna pantalla puede mostrar un número distinto al de otra, y la nota crédito llega sola al sistema contable en vez de anular la factura a mano.
Consecutivos sin llamadas
El sistema toma cada número de factura dentro de la transacción que la emite y libera al cierre de mes los que no se usaron. Se acabó el protocolo telefónico de "paren de facturar".
El método Forabi
- 01Consulta gratuita
Entendimos el flujo estudio → orden → taller → entrega y por qué un software médico de agenda no lo cubría.
- 02Diseño
Modelamos la orden como máquina de estados con reprocesos durables y definimos los cinco roles con lo que cada uno puede ver y tocar.
- 03Construcción
Backend modular, dos aplicaciones (clínica y satélite), colas de diseño y fresado, rótulos, entregas y facturación, en ciclos cortos con el cliente probando cada entrega.
- 04Adopción
Dos entrevistas con la contadora dieron forma al módulo de facturación; el corte con el software anterior se coordina para no romper el consecutivo de la DIAN.
- 05Soporte continuo
Reasignación de ingeniero, seguimiento de envíos y métricas de ciclo son lo siguiente en la lista.